Gmailの署名はどこで変える？新規メールと返信の設定を分けよう

メールの末尾へ毎回名前を書くのは、少し手間だよね。Gmailの「署名」は、名前や連絡先などを本文の末尾へ入れる機能。電子署名で本人を証明する仕組みとは別のものだよ。

このページでは、パソコン版Gmailで署名を設定する場所と、新規メール・返信での確認方法を説明する。Gmailを開けることと、練習用の短い文章が準備できれば大丈夫。確認のためにメールを送る必要はないよ。

まずは短い署名を一つ用意する

編集部の練習例は、次の二行。架空の名前なので、自分の用途に合う内容へ置き換えてね。

山田 はな
制作担当

最初は文字だけなら、連絡先の書き間違いや画像の表示など、確認することを絞りやすい。住所や私用の電話番号など、どの相手にも送りたくない情報を一律に入れる必要はないよ。

ここからの操作はGoogleの公式ヘルプに基づく。編集部が読者のアカウントを操作した記録ではないので、画面の表示が異なる場合は最新の案内も確認してね。

設定を開いて、保存する

1. パソコンでGmailを開く。
2. 右上の設定から、[すべての設定を表示]を選ぶ。
3. [全般]の中で[署名]を探し、作成する署名の本文を入力する。署名がない場合は作成の操作から始める。
4. 新規メールと返信に使う既定の署名を、それぞれ確認する。
5. 設定画面の下部にある[変更を保存]を押す。

「既定」は、毎回選ばないときに使われる設定のこと。新規メールに使う署名が選ばれていても、返信にも同じものが選ばれているとは決めつけないようにしよう。

新規メールと返信を、別々に確かめる

保存後は新しい作成画面を開き、本文に想定した署名が入るかを読む。次に、内容を確認できるメールの返信画面でも、署名が意図どおりかを確かめよう。宛先や本文を確認する練習なので、送信はしないでね。

Googleは、複数の署名や、作成中の署名の切り替えも案内している。作成画面の下部にあるペンの署名アイコンから、選択を確認できるよ。まず短い一つで慣れてから、必要な種類を増やすと整理しやすい。

別アドレスから送る設定を使っている場合は、そのアドレス側の署名も確認する。アドレスの追加・認証そのものは、署名を編集する操作とは別だよ。

出ない・古いときは、確認する場所を絞る

保存前の画面を見ていないか、新しい作成画面で確認したか、新規と返信の既定を取り違えていないかを順に見る。署名の名前だけ変えて、本文を変更していない場合も区別しよう。

文字だけの練習で確かめてから、必要なら画像や書式を加える。画像付き署名で困ったら、公式ヘルプのトラブルシューティングへ進むと確認先を絞れるよ。

戻すときは、設定と下書きを分ける

変更前の署名と既定の選択を控えておけば、設定画面で元へ戻し、[変更を保存]で確定できる。不要な練習用署名は、公式手順の削除操作で整理しよう。

設定を戻したあとも、開いている下書きの本文は自分で確認する。過去に送信したメールの末尾を直す操作ではないので、送信後に設定を変えれば相手のメールも変わる、と考えないことが大切。

返信時の宛先の確認は、返信と全員に返信の違いも参考にしてね。署名を自動化しても、送信前に読むひと手間は残しておこう。