Googleドキュメントの提案モードを使う前に：コメントと本文変更を分けよう

共同編集で文章を直したら、元の表現がすぐ置き換わってしまった。変更案を確認してから採用したい場合は、Googleドキュメントの提案モードが候補になるよ。

今回は、原文へ直接変更を入れる操作と、変更案を提案する操作、コメントで相談する操作を分けて整理する。実際に試すなら、自分が管理する練習用ドキュメントを使い、関係者の作業中の文書へいきなり手を入れないでね。

提案は、確認して採用する変更案

Googleの公式説明では、元のテキストを変更せずに変更を提案し、オーナーが承認すると元のテキストが置き換わると案内されている。

提案した箇所は色付きで表示され、削除した箇所には取り消し線が付く。完成した本文として確定する前に、何をどう変えたいかを確認するための仕組みだよ。

一方、通常の編集モードでは本文へ直接変更を入れる。まず右上のモード表示を見て、自分がどちらで作業しているか確認しよう。画面の配置や表記は環境によって変わる場合があるよ。

コメントと提案は、役割が違う

コメントを書いただけで本文が希望の文章へ変わるわけではない。逆に、単語だけを置き換える提案では、なぜ変えるかが分からないこともある。変更案と、その理由のコメントを組み合わせるとレビューしやすいね。

練習用の一文で試す

ここからは編集部の練習案。読者のアカウントへ操作したり、権限を設定したりするものではないよ。

1. 自分で管理する文書に「集合は午後2時です」と書く。
2. 提案モードへ切り替わったことを確認する。
3. 「午後2時」を「午後3時」へ変える提案を入れる。
4. 原文と変更案が区別され、まだ採用前であることを見る。
5. 「確定した開催時刻に合わせるため」など、架空の理由をコメントで添える。
6. 採用する担当者の立場で、変更を承認または拒否する流れを確認する。

実際の開始時刻を変更する練習ではない。採用後には、案内文のほかの箇所と時刻が食い違っていないかまで確認しよう。

操作できないときは、モードと権限を見る

公式案内では、閲覧者（コメント可）または編集者として共有するよう、オーナーへ依頼する手順が説明されている。単にURLを知っているだけで、すべての操作ができるとは限らないよ。

モードが見つからない場合は、対応するアプリや画面、共有権限、組織の設定を確認する。必要以上に広い共有設定へ変えるのではなく、担当者に必要な操作を伝えて相談しよう。

まとめて承認する前に、変更の影響を見る

提案が多い場合も、意味、数字、日付、リンク、用語がどう変わるかを確認しよう。複数の案を全部採用すると、前後の文が重複したり、別の案と矛盾したりすることがある。

採用・不採用を決める担当と、相談したまま残す項目を先に決めておくと進めやすい。文書の共有範囲については、Google Driveの共有権限の確認も別に見直してね。